“Við skipuleggjum t.d. ráðstefnur sem rótera á milli Norðurlandanna, og tökum eftir allt að 20% aukningu gesta þegar ráðstefnan er haldin hér á landi. Ferðalag til Íslands þykir þá væntanlega meira spennandi og sérstakt t.d. í augum Svía en bíltúr yfir til Danmerkur eða Noregs. Auk náttúrunnar virðist menningin líka laða að og stundum hef ég séð heilu ráðstefnuhópana sem mættir eru með það að markmiði að líta við hjá t.d. hjá íslenskum hönnuðum til að versla.”Loks segir Þórunn sjálfa fundaraðstöðuna mjög góða hérlendis. Tækni og aðbúnaður sé af nýjustu og bestu gerð og öll þjónusta fyrsta flokks. “Nýir fundarstaðir eins og Harpan vekja vonir hjá Þórunni um enn frekari uppbyggingu ráðstefnuiðnaðarins. “En við verðum líka að leggjast á eitt svo við nýtum allt þetta góða ráðstefnurými sem til er í landinu. Leggjast þarf í vinnu til að fá fleiri verkefni til landsins og allir aðilar þurfa að vinna vel saman til að við gerum Ísland að þeim flotta ráðstefnustað sem landið hefur burði til að verða.”
Að mati Þórunnar Daggar Árnadóttur hefur átt sér stað aukning í funda- og ráðstefnuhaldi hér á landi síðasta röska áratuginn. “Það er engin spurning að bæði fyrirtæki og fagaðilar hafa í auknum mæli farið að sjá hag sinn í því að viðhalda framþróun og þekkingu með því að hittast og eiga samskipti við kollega sína og viðskiptavini,” segir Þórunn.
Þórunn rekur ásamt Birnu Berndsen fyrirtækið Athygli ráðstefnur, en reksturinn eiga þær ásamt almannatengslafyrirtækinu Athygli. Þórunn hefur starfað við að skipuleggja ráðstefnur frá árinu 1999 en Athygli ráðstefnur varð til árið 2010.
“Okkar hlutverk er að sinna öllum kröfum viðskiptavinarins þegar haldið er þing, ráðstefna eða hvers kyns viðburður. Við höldum utan um allt skipulag , frá skráningu gesta, samskiptum við birgja og þjónustuaðila og yfir í að gæta að hverju smáatriði með það að markmiði að gera hvert verkefni eftirminnilegt,” útskýrir Þórunn.
En var vöxturinn í ráðstefnu- og fundahaldi undanfarinna ára afleiðing velmegunarskeiðsins, og er kannski hætta á að það sé orðið of dýrt að halda veglegt alþjóðlegt þing í dag? Þórunn telur ekki að uppgangur og dýfa í viðskiptalífinu þurfi endilega að haldast í hendur við fjölgun eða fækkun ráðstefna. “Hafa verður í huga að í flestum tilvikum borga gestirnir og þeirra fyrirtæki fyrir ráðstefnuna en ekki gestgjafinn. Þegar við skipuleggjum ráðstefnur gerum við alltaf kostnaðaráætlun sem miðar að því að koma út í plús og gestgjafinn þarf ekki endilega að kosta mjög miklu til.”
Ef eitthvað er ætti funda- og ráðstefnuhald, og þá sérstaklega þar sem höfðað er til erlendra gesta, að geta aukist í yfirstandandi niðursveiflu og bendir Þórunn á að heimsókn til Íslands er mun ódýrari nú fyrir erlenda gesti en hún var fyrir t.d. 3-4 árum.
Kostnaðurinn og íburðurirnn gerir heldur ekki útslagið um hvort fundur heppnast vel eða ekki. Það þarf ekki að vera kampavín í hverju glasi til að gestirnir fari ánægðir heim. “Það sem skiptir mestu er að halda vel utan um skipulagið og sá sem stýrir viðburðinum má aldrei sofna á verðinum. Bara það að kaffiveitingar komi ekki á réttum tíma getur pirrað gesti,” segir Þórunn . “Ef hlutirnir ganga upp þá myndast gott andrúmsloft sem fylgir gestunum þegar þeir kveðja.”
Allt þetta utanumhald segir Þórunn best að leggja í hendur sérhæfðrar ráðstefnuþjónustu. Hún segir í mörg horn að líta, og þegar upp er staðið spari gestgjafinn lítið eða ekkert með þvi að ætla að gera hlutina sjálfur.
Ekki er þar með sagt að sá sem heldur viðburðinn komi ekkert að málunum. Það er á ábyrgð gestgjafans að skapa áhugaverða dagskrá fyrir gestina, segir Þórunn. “Það er dagskráin sem laðar að gesti og verður til þess að gestirnir upplifa áhugaverða hluti og hafi lært eitthvað nýtt.”
