Mikilvægt er að halda vel utan um dagskrá hverrar ráðstefnu og allt efni henni tengt. Við sjáum um móttöku, úrvinnslu og að endingu útgáfu útdrátta, svokallaða „abstraktbók“ sem annað hvort er birt á netinu eða prentuð.

Tölvukerfið sem við vinnum með er sérhannað og eitt hið fullkomnasta í ráðstefnuheiminum. Öll vinna fer fram á Netinu sem tryggir að undirbúningsnefndin getur haft góða yfirsýn yfir verkefnið í gegnum allt vinnsluferlið.